Le dépôt électronique de thèse, étape par étape 

Ce billet a été rédigé en prenant compte les différentes consignes données par l’ED 124 et par les services de Sorbonne Université. La procédure a été validée par Elliot Adam qui a déposé sa thèse récemment. Je le remercie pour son aide !

Le dépôt électronique de la thèse est un moment particulièrement redouté par les doctorants. La fin de la thèse est en effet très éprouvante et les démarches administratives qui s’accumulent au moment du dépôt sont une source de stress supplémentaire pour le futur impétrant.

Heureusement, depuis 2023, la procédure du dépôt électronique de la thèse a été simplifiée. Il se fait désormais entièrement en ligne via la plateforme ADUM.

Voici donc, étape par étape, la procédure à suivre avant, pendant et après le dépôt électronique de la thèse dans la cadre de Sorbonne Université.

Pour toute aide et information complémentaire, n’hésitez pas à contacter les deux référents de Sorbonne Université :

• Alicia Jara-Rodriguez (gestionnaire de soutenance) : à contacter notamment pour les questions concernant la composition du jury et la soutenance (alicia.jara_rodriguez@sorbonne-universite.fr)
• Jean RENAULT (chargé du dépôt électronique des thèses) : à contacter pour vérifier la conformité des documents à fournir pour le dépôt (jean.renault@sorbonne-universite.fr)

I. AVANT LE DÉPÔT ÉLECTRONIQUE

En amont du dépôt électronique, il convient de se préoccuper d’au moins trois choses essentielles : la constitution du jury, les modalités pratiques de la soutenance et la mise en page de la thèse.

A- Le jury

Avant toute chose, votre directeur de thèse et vous allez établir un jury de soutenance. Dans l’idéal, soyez prévoyants et parlez-en bien en amont pour ne pas être pris de court et pour s’assurer que les personnes que vous souhaiteriez avoir dans votre jury acceptent de vous lire et soient bien disponibles à la date de votre soutenance. Ne pas oublier en effet que certains professeurs/maîtres de coférence/conservateurs participent à plusieurs soutenances par an (ces dernières étant souvent concentrées à la fin de l’année civile) et doivent parfois refuser de faire partie d’un jury faute de temps. À cela s’ajoute le fait que c’est votre directeur de thèse qui se chargera de prendre contact avec ses collègues et de leur proposer de participer à votre jury de thèse.

Pour être validée, la composition de votre jury de thèse doit respecter un certain nombre de règles (voir notamment le document « Rappel règlementaire pour la soutenance » disponible sur ADUM, cadre « soutenances ») :

• Entre quatre et huit membres, dont le directeur de thèse (dans l’idéal cinq car, si à la dernière minute, un membre de votre jury ne peut pas venir à votre soutenance, cette dernière pourra toujours avoir lieu).
• Deux rapporteurs, titulaires de l’HDR, extérieurs à l’ED et à Sorbonne Université et qui ne sont pas impliqués dans la thèse (c’est-à-dire qu’ils n’ont pas participé à l’encadrement scientifique de la thèse)
• Jury composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’ED et à Sorbonne Université, choisies en raison de leur compétence scientifique ou professionnelle dans le champ de recherche concerné, sous réserve des dispositions relatives à la co-tutelle internationale de thèse. 
• Le choix de la présidence du jury se fait par les membres du jury eux-mêmes (vous n’êtes donc pas concerné par ce choix).
• Composition idéalement équilibrée entre femmes et hommes. Évidemment, cette parité étant parfois difficilement atteignable en fonction des sujets et des spécialités, il convient d’avoir au moins une femme ou un homme dans chaque jury.
• La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés (mais peuvent aussi en faire partie des maîtres de conférence non habilités, des conservateurs, etc.)
• Si vous souhaitez continuer dans l’enseignement supérieur ou la recherche, privilégiez un jury majoritairement composé de professeurs des universités.
• Il faudra également demander en amont aux membres de votre jury s’ils souhaitent un exemplaire papier de votre thèse.

Dans l’idéal, le jury doit compter 5 membres ou plus (dont le directeur de thèse), parmi lesquels trois professeurs, avec au moins trois membres extérieurs à l’ED et à la Sorbonne.

TRÈS IMPORTANT : au moment de remplir le dossier de soutenance sur ADUM, vous allez devoir indiquer les coordonnées des membres de votre jury. Il faudra donc connaître en amont leur adresse administrative (à remplir dans la partie « composition du jury ») ainsi que leur adresse personnelle (à remplir dans la partie « annexe financière », pour ceux qui souhaitent bénéficier d’un remboursement de frais divers). Il est entendu que c’est à votre directeur de thèse de se procurer ces informations auprès de ses collègues (il faudra peut-être le lui rappeler).

B- Les modalités pratiques de la soutenance : date, horaire et salle

En concertation avec votre directeur de thèse, il conviendra ensuite de fixer le date et de réserver le lieu de votre soutenance.

1. Fixer la date et l’horaire

Il faut ensuite fixer la date de soutenance en fonction de votre dépôt de thèse puisque vous devez soutenir au moins huit semaines après le dépôt électronique. Évidemment, votre directeur doit s’assurer qu’à cette date, les membres de votre jury sont tous bien disponibles. Pour l’horaire, voyez  là encore avec votre directeur de thèse mais pensez que certains membres de votre jury n’habitent pas la même ville, ni le même pays. En somme, évitez de commencer la soutenance trop tôt ou de la finir trop tard.

2. Réserver une salle

Si vous souhaitez soutenir à l’INHA, vous pouvez contacter directement M. Wesley Annibal (lesly.annibal@sorbonne-universite.fr) pour réserver une salle avant la saisie de l’autorisation de soutenance. Vous n’aurez qu’à indiquer la salle pré-réservée lors de votre saisie sur ADUM (là encore, pensez à la réserver bien en avance, les soutenances étant nombreuses en fin d’année civile, certaines salles sont réservées plusieurs mois à l’avance). Si aucune salle n’a été pré-réservée ou que vous souhaitez soutenir en Sorbonne, vous pouvez faire une demande de salle lors de votre saisie (en indiquant vos préférences de site, capacité minimale, besoins particuliers, etc.).

C- La mise en page

La mise en page d’une thèse de doctorat est très codifiée. Mieux vaut connaître les règles en amont pour éviter tout problème au moment du dépôt.

• Il y a une première et une quatrième de couverture qui vous seront envoyées et dont il ne faut pas modifier la mise en page. Pour la quatrième de couverture, il faut obligatoirement rédiger un résumé en français et un résumé en anglais.
• Chaque volume de la thèse doit être doté d’une première et d’une quatrième de couverture. Si vous avez plusieurs volumes, vous devez ajouter, sur la première de couverture, « volume 1… » dans l’encadré sous la ligne titre/sous-titre.
• N’oubliez pas que l’impression est en recto-verso, ce qui implique que la première de couverture est la page « 1 » (mais le numéro ne doit pas apparaître) et que la page « 2 » est une page blanche (car deuxième de couverture). Enfin, la quatrième de couverture doit être une page paire (ajoutez une page blanche juste avant si nécessaire).

Si vous avez des questions sur le dépôt électronique de la thèse, n’hésitez pas à prendre contact avec Jean Renault, responsable du dépôt électronique, qui pourra répondre à vos questions et vous donner des conseils pratiques, notamment pour le volume des illustrations.

II. PENDANT LE DÉPÔT

Une fois votre thèse achevée, votre jury constitué et votre salle réservée, vous pouvez lancer votre procédure de dépôt sur ADUM en cliquant sur « Je souhaite effectuer ma demande de soutenance », dans la rubrique « Procédures » sur la page d’accueil.

La procédure doit être lancée au plus tôt trois mois avant et au plus tard huit semaines avant la date prévue de la soutenante.

A- Première étape : procéder à la demande de soutenance

Sur ADUM, connectez-vous à votre espace personnel et prenez connaissance des documents « Rappel réglementaire pour la soutenance » et « Charte de dépôt et de diffusion électronique des thèses » (cette dernière doit être signée de façon électronique par vous-même, votre directeur de thèse et le directeur de votre laboratoire).

Vérifiez aussi que les informations vous concernant sont bien à jour (état civil, coordonnées, rattachement administratif, etc.). Il faudra également fournir l’attestation de formation à l’éthique qui se trouve dans votre portfolio.

Ensuite, dans « Procédures », cliquez sur « Je souhaite effectuer ma demande de soutenance ». C’est à ce moment que vous allez indiquer les informations relatives à votre soutenance : les membres de votre jury, leurs coordonnées, le titre de votre thèse, les résumés en français et en anglais de celle-ci, la date et l’horaire ainsi que la salle réservée pour l’événement.

Cliquez ensuite sur « j’ai finalisé la saisie des informations relatives à ma soutenance ».

B- Deuxième étape : le dépôt du manuscrit

Après avoir validé la première étape, il faut finaliser la demande de soutenance en procédant au dépôt à proprement parler du manuscrit de la thèse, au plus tard huit semaines avant la soutenance (mais cela n’est pas au jour près). Je vous conseille vivement, à ce moment, de prendre contact avec Alicia Jara-Rodriguez pour connaître la date maximale du dépôt qui, dans tous les cas, doit intervenir dans les huit semaines avant la soutenance.

Une fois ces vérifications faites, allez dans la rubrique « Dépôt du PDF de la thèse ».

Le manuscrit de la thèse doit y être déposé au format PDF, en un fichier unique, avant la finalisation de votre dossier. Il faut donc prévoir de fusionner dans un seul et même ficher PDF le volume de texte, celui des illustrations, celui des annexes, etc.

Dans cette même rubrique, il faudra répondre « oui » à la question « Avez-vous besoin que l’établissement prenne en charge l’impression papier de votre manuscrit de thèse » et préciser le nombre d’impressions nécessaire (vous pouvez compter un exemplaire supplémentaire pour vous !).

Cliquez ensuite sur « Vérification de la conformité du manuscrit de la thèse et sauvegarder ».

Concernant la position de thèse, qui est un résumé argumentaire de 4 à 8 pages, cette dernière n’est pas obligatoire pour le dépôt électronique mais doit impérativement être rédigée avant la soutenance (voir avec M. Renault). La mise en page reprend celle de la thèse avec la première de couverture (en précisant « Position de thèse » dans l’encadré à la place du numéro du volume) et de la quatrième de couverture.

C- Finaliser la demande de soutenance

Une fois tous les fichiers déposés, vous pouvez finaliser la demande de soutenance en allant dans la rubrique « Je finalise la procédure ». Cochez « Je reconnais avoir pris connaissance du contenu de la Charte de dépôt et de diffusion électronique des thèses à Sorbonne Université et je m’engage à les respecter ».

Puis, cliquez sur « Transmission des données pour instruction du dossier ». En finalisant la procédure, vous ne pourrez plus modifier vos données.

Une fois le dépôt validé, votre directeur puis le directeur de l’ED doivent valider électroniquement l’autorisation de dépôt. La thèse est ensuite envoyée électroniquement aux rapporteurs une semaine après, mais il est recommandé de leur envoyer directement le fichier PDF de votre thèse après validation du dépôt, ainsi qu’aux autres membres de votre jury.

Vous recevrez ensuite un message automatique d’ADUM après la finalisation de votre dossier.

III – APRÈS LE DÉPOT

Dans un premier temps, reposez-vous car vous avez fait le plus difficile !

A- L’impression de la thèse

Une fois le dépôt validé, l’impression de votre thèse est prise en charge par Sorbonne Université. M. Renault enverra le fichier PDF au service de la reprographie qui l’imprimera en plusieurs exemplaires (selon le nombre que vous aurez indiqué sur ADUM).

Quelques jours plus tard, vous pourrez récupérer les exemplaires directement à la reprographie (rue Cujas) pour procéder ensuite à leur expédition à vos frais (pensez à prendre plusieurs sacs et/ou à venir accompagné.e car cela pèse son poids).

Au moment de les récupérer, vérifiez bien que chaque volume de chaque exemplaire soit correctement imprimé et qu’il n’y ait pas d’erreurs d’impression !

B- L’envoi

L’envoi par voie postale des exemplaires papiers se fait aux frais du doctorant. Ils sont à adresser aux membres de votre jury et à envoyer à leur adresse personnelle ou professionnelle (selon leur choix).

Cette étape prend évidemment du temps (d’autant plus si vous avez des envois vers l’étranger). Comme précisé plus haut, il est donc recommandé d’envoyer directement après validation du dépôt votre thèse en format PDF aux membres de votre jury.

C- Et la suite…

Un mois environ avant la soutenance, vous trouverez sur ADUM les pré-rapports des deux rapporteurs, confirmant ou non la soutenance de votre thèse, ce qui vous permettra d’annoncer votre soutenance et de commencer à travailler votre oral, l’ultime et dernière étape pour accéder enfin au grade de docteur.

Clémence Pau,
docteure / ATER

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