Organiser une manifestation scientifique au Centre André-Chastel : quand le symposium s’impose

Ce billet a été relu et validé par Réza Kettouche,
secrétaire général du Centre André-Chastel, le 12 décembre 2023

Organiser, seul.e ou à plusieurs, une journée d’étude ou un colloque est une activité particulièrement enrichissante et stimulante dans la vie d’un.e doctorant.e ! D’un point de vue humain et intellectuel, c’est un moyen unique de valoriser sa recherche tout en mettant en avant celle des autres. L’élaboration et la conduite d’une manifestation scientifique devient, de plus en plus, un élément incontournable du C.V. académique et constitue un avantage certain pour un recrutement en tant qu’attaché.e temporaire d’enseignement ou maître.sse de conférence.

Mais l’organisation d’une journée d’étude ou d’un colloque est aussi un exercice complexe et chronophage mobilisant des compétences qui dépassent très largement le strict cadre scientifique : réunir un comité, rédiger un appel à candidature, rechercher des financements, multiplier les canaux de communication, se charger de l’organisation logistique, etc. C’est un travail au long cours dont il faut anticiper la préparation au moins un an à l’avance. Afin de vous aider à mener à bien votre projet, le Centre André-Chastel peut cependant vous proposer un utile soutien logistique et financier.

Les membres du laboratoire organisent régulièrement des colloques et des journées d’études, au sein du Centre ou en partenariat avec d’autres institutions :

• les manifestations depuis 2005 sont listées ici : Colloques et journées d’étude | Centre André-Chastel (sorbonne-universite.fr) ;
• les journées d’étude et colloques à venir se trouvent ici : Actualités du Centre | Centre André-Chastel (sorbonne-universite.fr).

N.B. : le but de ce billet est d’élaborer un vade-mecum indiquant les éléments logistiques, financiers et administratifs à prendre en compte dans l’organisation d’un évènement scientifique ainsi que les moyens communs disponibles au Centre André-Chastel et à Sorbonne Université. Il n’aborde aucun élément scientifique et, pour toute question précise, nous vous renvoyons vers le personnel du Centre et de l’université. Enfin, n’hésitez pas à nous communiquer tout élément en votre connaissance susceptible d’améliorer cet article !

I. POUR BIEN DÉMARRER : MONTER SON PROJET

La première chose à faire est d’établir la thématique du colloque, d’en définir les objectifs et le public scientifique cible. Il faut impérativement en parler le plus rapidement possible avec votre directeur.ice de thèse qui vous soutiendra à chaque stade de l’avancée du projet. N’hésitez pas à le ou la mettre en copie de chaque mail envoyé à l’administration du Centre André-Chastel afin de le ou la tenir informé.e.

Avec son accord, vous pourrez :

• fixer une date provisoire et la durée souhaitée (en vérifiant le risque de collision avec d’autres manifestations scientifiques, avec les jours de fête, etc.) ;
• estimer le nombre de personnes concernées (intervenant.es et public) ;
• établir un comité scientifique ;
• déterminer des modérateur.ices ;
• définir le lieu et la salle nécessaire ;
• préparer un budget approximatif.

Évidemment, l’établissement d’un échéancier ou rétroplanning pourra s’avérer utile afin de ne rien oublier ! Afin de vous accompagner dans ce processus d’organisation et de budgétisation, vous pouvez vous tourner vers Réza Kettouche le secrétaire général : reza.kettouche@sorbonne-universite.fr.

II. LE NERF DE LA GUERRE : BUDGÉTISATION ET FINANCEMENTS

Une journée d’étude ou un colloque, ça coûte cher ! Et souvent plus qu’on ne le croit. Il vaut mieux multiplier les sources externes de financement : nous vous renvoyons ici à la page dédiée aux bourses du présent Carnet.

A- La campagne « Soutien aux recherches des doctorants du Centre André-Chastel »

Concernant les sources internes de financement, le Centre André-Chastel a mis en place une campagne annuelle « Soutien aux recherches des doctorants du Centre André Chastel » dont le montant alloué de 500 euros maximum par doctorant.e peut servir à l’organisation d’une manifestation scientifique. Les doctorant.es rattachés au laboratoire sont toutes et tous éligibles après envoi d’un dossier de candidature comprenant :

• un formulaire de demande ;
• un C.V ;
• une explication du projet ;
• un budget détaillé (voir ci-dessous).

La campagne débute courant janvier et toutes les informations la concernant – notamment le calendrier – sont publiées dans les actualités du Centre André-Chastel : Actualités du Centre | Centre André-Chastel (sorbonne-universite.fr). Restez vigilants pour ne pas manquer cette occasion !

B- Établir un budget prévisionnel

En fonction des sources externes de financement obtenues et des fonds disponibles du Centre André-Chastel, le laboratoire peut débloquer un financement conjoncturel plus important. Pour ces sollicitations, nous vous invitons à vous rapprocher de Réza Kettouche.

Attention, une nouvelle note sur la campagne de financement du Centre et son fonctionnement est en cours d’élaboration par le secrétariat général. D’ici là, pour tout renseignement plus précis, nous vous dirigeons vers Réza Kettouche.

Une fois le budget équilibré établi et les sources de financements définies, réunies (ou en voie de l’être), un tableur Excel comprenant la totalité des postes de recettes et de dépenses doit être soumis à Réza Kettouche. Il peut prendre la forme suivante :

INTITULÉ DE LA JE/DU COLLOQUE :

DATE(S) DE LA JE/DU COLLOQUE :

LIEUX :

III. À BRAS OUVERTS : L’ACCUEIL DES INTERVENANT.ES

La qualité d’accueil des intervenant.es est primordiale afin que toutes et tous gardent le meilleur souvenir possible de votre journée d’étude ou de votre colloque.

A- Le lieu de la manifestation

Si la manifestation se tient au sein de l’INHA, il faut effectuer la réservation de la salle auprès de Wesley Annibal (lesly.annibal@sorbonne-universite.fr). Les locaux étant très demandés, nous vous conseillons d’engager les démarches le plus en avance possible, au minimum dans les 6 mois qui précèdent la manifestation. Le directeur ou la directrice de thèse doit être en copie du mail afin d’indiquer qu’il ou elle soutient la demande.

Le Centre dispose de deux salles principales (Perrot et Ingres) mais sont également disponibles les salles de la Galerie Colbert ou certaines salles du premier étage comme la salle Vasari. Elle est tout particulièrement sollicitée mais à l’avantage de permettre une retransmission en direct.

N.B. 1 : prenez en compte le nombre de places et l’équipement des salles (par exemple, la salle Ingres n’est pas équipée en microphones).
N.B. 2 : il y a de plus nombreuses salles à disposition durant les vacances scolaires !

B- Transport et hébergement

Chaque intervenant.e doit remplir au préalable une fiche d’inscription et de renseignement dont le modèle est téléchargeable ci-après en version française et en version anglaise :

• ficheintervenants (version francaise)
• ficheintervenants (version anglaise)

Le transport et l’hébergement sont pris en charge par le laboratoire si le budget de la manifestation le permet. Il n’y a pas de remboursement ultérieur des prestations. Dans la mesure du possible, il faut inviter les chercheur.es invité.es à également solliciter, de leur côté, des financements auprès de leur laboratoire d’origine.

Pour la gestion des réservations, il faut prendre contact avec Katia Benkanoun, gestionnaire, deux mois avant la manifestation : katia.benkanoun@sorbonne-universite.fr.

C- Collations et pots

Lors d’une journée d’étude ou d’un colloque, les moments d’échanges les plus fructueux sont souvent lors des pauses ou du pot de fin de journée, autour d’un café ou d’un verre ! Ces instants de convivialité sont précieux : le terme symposium ne renvoie-t-il pas, étymologiquement, aux banquets arrosés ?

Pour les collations de la journée (l’accueil avant le début de la manifestation, la pause matinale ou de l’après-midi) ainsi que le pot de clôture, la salle de documentation du Centre André-Chastel est disponible et doit être réservée auprès de Wesley Annibal (cf. supra). Vous pourrez y installer l’appareillage et les denrées fournis par votre prestataire (thermos à café et thé, croissants, gâteaux, jus, etc.). Pensez néanmoins à prévenir les membres du l’unité en mettant un mot sur la porte.

IV. S’AFFICHER : L’IMPORTANCE DE LA COMMUNICATION

La visibilité est essentielle !  La communication de la manifestation scientifique passe en premier lieu par les relais du Centre André-Chastel et de Sorbonne Université.

A- Appel à communication

Les responsables de la communication pour les manifestations du Centre André-Chastel sont Grégoire Aslanoff (gaslanoff@hotmail.com) et Delphine Thierry-Mieg (Delphine.thierry-mieg@cnrs.fr).

Dès constitution de l’appel à communication avec une bibliographie et un visuel légendé, l’ensemble doit être communiqué en format word et pdf à Grégoire Aslanoff et Delphine Thierry-Mieg. Le Centre André-Chastel dispose d’une charte graphique précise qu’il faut veiller à respecter. Elle est téléchargeable ici.

L’appel sera ensuite diffusé sur le site internet du Centre et les différents canaux de diffusion associés.

N.B.: la diffusion de l’appel devant être la plus large possible, n’hésitez pas à nous le transmettre également ainsi qu’à solliciter les responsables des sites de veille scientifique pertinents dont vous trouverez une liste non exhaustive ici.

B. Affiches, flyers et programmes

Après transmission du programme définitif à Grégoire Aslanoff et Delphine Thierry-Mieg (en format word et pdf), les affiches, les flyers papiers et les programmes seront préparés et installés dans les locaux de l’Institut National d’Histoire de l’Art (INHA) sur les panneaux d’affichage dédiés et à la bibliothèque de l’INHA, en salle Labrouste. Enfin, le programme numérique sera diffusé sur le site institutionnel du Centre André-Chastel.

À nouveau, pour maintenir votre visibilité en ligne et diffuser largement votre programme, partagez-le sur les sites de veille scientifique pertinents. N’hésitez pas à nous le transmettre aussi pour que nous puissions le relayer !

Nous vous recommandons d’envoyer le programme de l’évènement scientifique au service communication de la faculté des Lettres de Sorbonne Université (lettres-communication@sorbonne-universite.fr) afin qu’elle puisse le partager sur ses réseaux.

La veille de la manifestation, assurez-vous de la visibilité de la signalétique guidant vers la salle de la manifestation et prévoyez, de concert avec Grégoire Aslanoff, la mise à disposition des programmes papiers pour le public et les intervenant.es.

C- Objets promotionnels

Il est possible de commander, environ deux mois à l’avance, un pack d’objets promotionnels Sorbonne Université à distribuer aux participant.e.s de la manifestation scientifique et incluant un carnet, un stylo ainsi qu’un sac en toile (prix unitaire du pack : 7,95 euros) Il vous suffit pour cela de remplir le bon de commande à demander au service communication de Sorbonne Université : lettres-communication@sorbonne-universite.fr.

À présent, tout est en place pour faire de cette journée d’étude ou de ce colloque une formidable expérience ! Il ne vous reste plus qu’à vous immerger dans les échanges scientifiques passionnants qui auront lieu grâce à vous et à en tirer le meilleur parti !

Maxime Bray,
doctorant.

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